Uitnodigen en voorlichten (COVID-19-vaccinatie)

Uitnodigen voor vaccinatie door de huisartsenpraktijk

De uitnodiging bestaat uit:

Alleen de oproepkaart van de huisarts maakt u zelf. Het RIVM drukt en levert alle andere materialen. U kunt de gezondheidsverklaring (zie bijlagen) zelf toevoegen. 

Met de uitnodigingsbrief en infographic wordt de patiënt voorgelicht over de vaccinatie, de voor- en de nadelen ervan en waar hij aanvullende informatie kan vinden. Op de achterzijde vindt uw patiënt uitleg over de gegevensuitwisseling met de landelijke vaccinatieregistratie CIMS (opt-in informatiebrief).

Bestel de uitnodigingsbrief, opt-in registratiebrief en infographic gelijktijdig met de vaccins bij de SNPG. Enveloppen worden meegeleverd. 

De geleverde enveloppen hebben een groot venster. Let erop dat er geen vertrouwelijke gegevens zichtbaar zijn.

Voorafgaand aan de vaccinatie dient er een check op contra-indicaties te worden gedaan. U kunt de gezondheidsverklaring meesturen met de uitnodiging, maar dit kan wel consequenties hebben voor de portokosten. Zie ook het hoofdstuk over contra-indicaties

Let op! Als u uw uitnodigingen via een verzendhuis verstuurt, laat dan de uitnodigingsbrief, opt-in registratiebrief en infographic en enveloppen bij het verzendhuis afleveren en niet bij uw praktijk.

Oproepkaart

De huisarts vult de uitnodiging aan met een oproepkaart. De oproepkaart bestaat uit 2 delen. Druk beide delen bij voorkeur af op 1 A4. Dan kunt u altijd zien of de patiënt de eerste vaccinatie al heeft gekregen en kunt u dit eventueel op het deel voor de tweede vaccinatie aantekenen. U hoeft dan ook geen 2 aparte vellen op naam voor dezelfde patiënt bij elkaar te zoeken.

De oproepkaart bevat voor iedere vaccinatie 1 gedeelte met daarop:

  • persoonsgegevens en eventueel een barcode
  • schriftelijke toestemming voor gegevensuitwisseling van de persoonlijke vaccinatiegegevens in de landelijke database (een keer bij eerste vaccinatie)
  • naam vaccin
    • plaats en tijd van de eerste vaccinatie of de wijze waarop de patiënt een afspraak kan maken voor de eerste vaccinatie
    • plaats en tijd van de tweede vaccinatie, wijze waarop de patiënt een afspraak kan maken voor de tweede vaccinatie of de mededeling dat er een tweede uitnodiging volgt voor de tweede vaccinatie 
  • verzoek om de ingevulde gezondheidsverklaring en de oproepkaart mee te nemen naar het vaccinatiespreekuur

Tijdens de vaccinatie wordt de oproepkaart voor de betreffende vaccinatie ingenomen (als beide oproepkaarten op 1 A4 zijn afgedrukt: de helft van de oproepkaart). Bij de eerste vaccinatie wordt op het deel van de oproepkaart voor de tweede vaccinatie aangetekend dat de eerste vaccinatie is gezet.

Het ingenomen deel van de oproepkaart dient voor:

  • registratie van de vaccinatie in het HIS
  • registratie in het HIS binnen 24 uur van de toestemming voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens met de centrale database: persoonsgegevens, vaccin, vaccindatum en plaats van toediening
  • controlemogelijkheid bij onduidelijkheden achteraf van het aantal gegeven vaccinaties en aan wie
  • papieren opt-in bewijs

De oproepkaart is opgenomen in uw HIS, maar is ook beschikbaar als document dat u zelf kunt aanpassen. U vindt de oproepkaart in de bijlage en via de website van de SNPG.

Let op de lay-out: zorg dat de persoonsgegevens (als adressering) leesbaar zijn ter hoogte van het venster van de envelop en dat er geen andere (vertrouwelijke) gegevens zichtbaar zijn door het venster.

Opt-in voor landelijke registratie vaccinatiestatus in CIMS

Iedere Nederlander krijgt de kans om zich te laten vaccineren. Verschillende hulpverleners en instanties zijn bij de vaccinaties betrokken: verpleeghuizen, woonvormen voor verstandelijk beperkten, ggz-instellingen, bedrijfsartsen, huisartsen en GGD’s. Voor het uitnodigen is het noodzakelijk om overzicht te houden over wie er al gevaccineerd zijn en wie niet. Centrale registratie is ook belangrijk om nauwkeurig de mogelijke bijwerkingen van de verschillende vaccins te registreren. Koppeling met de testuitslagen geeft een beeld van de nog onbekende werkingsduur van de verschillende vaccins en het effect op de verspreiding van COVID-19. Dit alles vergt centrale monitoring en koppeling van gegevens binnen de geldende wetgeving. Hiervoor is een centrale database CIMS (COVID-19-vaccinatie informatie- en monitoringssysteem) ontwikkeld.

Op de achterkant van de uitnodiging wordt de gegevensuitwisseling voor deze centrale registratie uitgelegd en aangegeven dat toestemming van uw patiënt nodig is voor deze registratie. De toestemming wordt op de oproepkaart van de huisarts aangegeven. Deze gegevensuitwisseling vindt geautomatiseerd plaats. De HIS-leveranciers bereiden de HIS’en voor op deze koppeling met opt-in registratie.

Gegevensuitwisseling

  • Persoonsgegevens
  • Datum van eerste en tweede vaccinatie
  • Toegediend vaccin
  • Batchnummers van de gegeven vaccins
  • Behorend tot kwetsbare groep
  • Zorgverlener

Toestemming patiënten

  • Patiënten kunnen op de oproepkaart noteren of ze wel/geen toestemming geven voor deze gegevensuitwisseling.
  • Na inlog met DigiD in MijnRIVM kunnen patiënten zelf hun vaccinatiegeschiedenis inzien en afdrukken voor persoonlijk gebruik.

Aanvullende informatie voor uw patiënt

Uw patiënt vindt specifieke informatie over de COVID-19-vaccinatie op Thuisarts.nl en op de website van de rijksoverheid:

De rijksoverheid heeft een speciaal telefoonnummer voor het publiek ingericht voor vragen van uw patiënten over het coronavirus: 0800-1351. U kunt uw telefoon naar dit nummer doorschakelen onder een speciale keuzetoets voor patiëntvragen over de COVID-19-vaccinatie.

Vaccineren tijdens ramadan

Een vaccinatie krijgen mag volgens de islam tijdens het vasten. Het vaccin bevat geen voedingsstoffen en wordt niet geconsumeerd via de mond en valt daarom niet onder voeding. Omdat de vaccinatie zo belangrijk is, net als het tijdig geven ervan, mag de vaccinatie ook worden gehaald tijdens de ramadan. 

← Bewaren, vervoeren en afvoeren | Organiseren vaccinatiespreekuur →

Naar boven