Uitnodigen en voorlichten (COVID-19-vaccinatie)

Uitnodigen voor vaccinatie door de huisartsenpraktijk

De uitnodiging bestaat uit:

Alleen de oproepkaart van de huisarts maakt u zelf. Alle andere materialen worden gedrukt en geleverd door het RIVM. De gezondheidsverklaring kunt u zelf toevoegen indien u dat wenst u vindt deze in de bijlagen. 

Met de uitnodigingsbrief en infographic wordt de patiënt voorgelicht over de vaccinatie, de voor- en de nadelen ervan en waar aanvullende informatie te vinden is. Op de achterzijde vind uw patiënt uitleg over de gegevensuitwisseling met de landelijke vaccinatieregistratie CIMS (opt-in-informatiebrief).

De uitnodigingsbrief, opt-in-informatiebrief en infographic bestelt u tegelijk met de vaccins bij de SNPG. Enveloppen worden meegeleverd.

De geleverde enveloppen hebben een groot venster let u erop dat er geen vertrouwelijke gegevens zichtbaar zijn.

Voorafgaand aan vaccinatie moet er een check op contra-indicaties worden gedaan. In de bijlagen vind u hiervoor een vragenlijst en een gezondheidsverklaring, dan kunt u er zelf voor kiezen om deze gezondheidsverklaring mee te sturen met de uitnodigingsset. Het meesturen van deze vragenlijst kan consequenties hebben voor de portokosten. Bekijk voor meer informatie het hoofdstuk van deze handleiding over contra-indicaties.

Let op! Als u uw uitnodigingen via een verzendhuis verstuurt, laat dan de uitnodigingsbrief, opt-in registratiebrief en infographic en enveloppen bij het verzendhuis afleveren, niet bij uw praktijk.

Oproepkaart

De huisarts vult de uitnodiging aan met een oproepkaart. De oproepkaart (bijlage) bestaat uit 2 delen. Druk beide delen bij voorkeur af op 1 A4. Dan kunt u altijd zien of de patiënt de 1e vaccinatie al heeft gekregen en kunt u dit eventueel op het deel voor de 2e vaccinatie aantekenen. U hoeft ook geen 2 aparte vellen op naam voor dezelfde patiënt bij elkaar te zoeken.

De oproepkaart bevat voor iedere vaccinatie 1 gedeelte met daarop:

  • persoonsgegevens en eventueel barcode
  • schriftelijke toestemming voor gegevensuitwisseling van de persoonlijke vaccinatie gegevens in de landelijke database (een keer bij 1e vaccinatie)
  • naam vaccin
    • plaats en tijd van de 1e vaccinatie of de wijze waarop de patiënt een afspraak kan maken voor de 1e vaccinatie
    • plaats en tijd van de 2e vaccinatie, wijze waarop de patiënt een afspraak kan maken voor de 2e vaccinatie of de mededeling dat er een 2e uitnodiging volgt voor de 2e vaccinatie. 
  • verzoek om de ingevulde gezondheidsverklaring en de oproepkaart mee te nemen naar het vaccinatiespreekuur.

Tijdens de vaccinatie wordt de oproepkaart voor de betreffende vaccinatie ingenomen (als beide oproepkaarten op 1 A4 zijn afgedrukt: de helft van de oproepkaart). Bij de 1e vaccinatie wordt op het deel van de oproepkaart voor de 2e vaccinatie, aangetekend dat de 1e vaccinatie is gezet.

Het ingenomen deel van de oproepkaart dient voor:

  • registratie van de vaccinatie in het HIS
  • registratie in het HIS binnen 24 uur van de toestemming voor het registreren van persoonlijke gegevens met de centrale database: persoonsgegevens, vaccin, vaccindatum en plaats van toediening
  • controle mogelijkheid bij onduidelijkheden achteraf van het aantal gegeven vaccinaties en aan wie
  • papieren opt-in bewijs

De oproepkaart is opgenomen in uw HIS, maar is ook beschikbaar als document dat u zelf kunt aanpassen. U vindt de oproepkaart in deze bijlage en via de website van de SNPG.

Let op de lay-out: zorg dat de persoonsgegevens (als adressering) leesbaar zijn ter hoogte van het venster van de envelop en dat er geen andere (vertrouwelijke) gegevens zichtbaar zijn door het venster.

Opt-in voor landelijke registratie vaccinatiestatus in CIMS

Iedere Nederlander krijgt de kans om zich te laten vaccineren. Verschillende hulpverleners en instanties zijn bij de vaccinaties betrokken: verpleeghuizen, woonvormen voor verstandelijk beperkten, GGZ instellingen, bedrijfsartsen, huisartsen en GGD’s. Voor het uitnodigen is het noodzakelijk om overzicht te houden over wie er al gevaccineerd zijn en wie niet. Centrale registratie is ook belangrijk om nauwkeurig de mogelijke bijwerkingen van de verschillende COVID-19-vaccins te registreren. Koppeling met de COVID-19 testuitslagen geeft een beeld van de nog onbekende werkingsduur van de verschillende vaccins en het effect op de verspreiding van COVID-19. Dit alles vergt centrale monitoring en koppeling van gegevens binnen de geldende wetgeving. Hiervoor is een centrale database CIMS (Covid-19 vaccinatie informatie- en monitoringssysteem) ontwikkeld.

Op de achterkant van de uitnodiging wordt de gegevensuitwisseling voor deze centrale registratie uitgelegd en aangegeven dat toestemming nodig is van uw patiënt voor deze registratie. De toestemming wordt op de oproepkaart van de huisarts aangegeven. Deze gegevensuitwisseling zal geautomatiseerd plaatsvinden. De HIS-leveranciers bereiden de HIS’en voor op deze koppeling met opt-in registratie.

De volgende gegevens zullen worden uitgewisseld:

  • persoonsgegevens
  • datum van 1e en 2e vaccinatie
  • toegediend vaccin
  • batchnummers van de gegeven vaccins
  • behorend tot kwetsbare groep
  • zorgverlener

Patiënten kunnen:

  • op de oproepkaart noteren dat ze wel of geen toestemming geven voor deze gegevensuitwisseling
  • na inlog met DigiD in CIMS zelf hun vaccinatiegeschiedenis inzien en afdrukken voor persoonlijk gebruik, vanaf het 2e kwartaal van 2021
  • hun toestemming weer intrekken na inlog met DigiD in CIMS

Aanvullende informatie voor uw patiënt

Uw patiënt vind informatie specifiek over de vaccinatie tegen COVID-19 op Thuisarts.nl en op de website van de rijksoverheid:

De rijksoverheid heeft een speciaal telefoonnummer voor het publiek ingericht voor vragen van uw patiënten over het coronavirus: 0800-1351. U kunt uw telefoon naar dit nummer doorschakelen onder een speciale keuzetoets voor patiëntvragen over COVID-19-vaccinatie.

Vaccineren tijdens ramadan: Een vaccinatie krijgen mag volgens de Islam in principe niet tijdens het vasten. Maar omdat de vaccinatie zo belangrijk is, net als het tijdig geven ervan, mag de vaccinatie ook worden gehaald tijdens de ramadan. Die dag wordt er dan niet gevast, en kan op een andere dag worden ingehaald.

← Bestellen | Vaccinatiespreekuur organiseren

Naar boven