Uitnodigen en voorlichten (COVID-19-vaccinatie)

Uitnodiging

De uitnodiging bestaat uit:

  • een voorgedrukte uitnodigingbrief (bijlage 3)
    • 1 van de 2 versies: 
      • versie voor thuisvaccinatie 
      • versie voor vaccinatie op de praktijk of alternatieve locatie
  • informatie over de centrale registratie van de persoonlijke vaccinatiegegevens op de achterkant van de uitnodigingsbrief (bijlage 4)
  • een infographic met een eenvoudige uitleg over de vaccinatie (bijlage 5)
  • oproepkaart van de huisarts (bijlage 6)

Alleen de oproepkaart van de huisarts maakt u zelf. Alle andere materialen worden gedrukt en geleverd door het RIVM. 

De oproepkaart maakt u op maat, met:

  • patiëntgegevens
  • barcode
  • plaats en tijd van de vaccinatie 
    • of de wijze waarop de patiënt een afspraak voor vaccinatie kan maken

Met de uitnodigingsbrief en infographic wordt de patiënt voorgelicht over de vaccinatie, de voor- en de nadelen ervan en waar aanvullende informatie te vinden is. Op de achterzijde vind uw patiënt uitleg over de gegevensuitwisseling met de landelijke vaccinatieregistratie CIMS (opt-in-informatiebrief).

De uitnodigingsbrief, opt-in-informatiebrief en infographic bestelt u tegelijk met de vaccins bij de SNPG. Enveloppen worden meegeleverd.

Let op! Als u uw uitnodigingen via een verzendhuis verstuurt, laat dan de uitnodigingsbrief, opt-in registratiebrief en infographic en enveloppen bij het verzendhuis afleveren, niet bij uw praktijk.

Aanvullend krijgt iedere bestellende praktijk een setje op de praktijk geleverd van 50 uitnodigingsbrieven, opt-in-informatie en infographics, met enveloppen voor het uitnodigen van de patiënten die thuis gevaccineerd worden.

Oproepkaart

De huisarts vult de uitnodiging aan met een oproepkaart. De oproepkaart (bijlage 6) bestaat uit 2 delen. Druk beide delen bij voorkeur af op 1 A4. Dan kunt u altijd zien of de patiënt de 1e vaccinatie al heeft gekregen en kunt u dit eventueel op het deel voor de 2e vaccinatie aantekenen. U hoeft ook geen 2 aparte vellen op naam voor dezelfde patiënt bij elkaar te zoeken.

De oproepkaart bevat voor iedere vaccinatie 1 gedeelte met daarop:

  • persoonsgegevens en eventueel barcode
  • schriftelijke toestemming voor gegevensuitwisseling van de persoonlijke vaccinatie gegevens in de landelijke database (een keer bij 1e vaccinatie)
  • tijd en plaats van de vaccinatie toediening
    • of aanwijzingen om een afspraak te maken voor vaccinatie
  • herinnering aan de contra-indicaties en coronaregels

Tijdens de vaccinatie wordt de oproepkaart voor de betreffende vaccinatie ingenomen (als beide oproepkaarten op 1 A4 zijn afgedrukt: de helft van de oproepkaart). Bij de 1e vaccinatie wordt op het deel van de oproepkaart voor de 2e vaccinatie, aangetekend dat de 1e vaccinatie is gezet.

Het ingenomen deel van de oproepkaart dient voor:

  • registratie van de vaccinatie in het HIS
  • registratie in het HIS van de toestemming voor het registreren van persoonlijke gegevens met de centrale database: persoonsgegevens, vaccin, vaccindatum, plaats van toediening, en behorende tot de groep zorgverlener of risicogroep
  • controle mogelijkheid bij onduidelijkheden achteraf van het aantal gegeven vaccinaties en aan wie
  • papieren opt-in bewijs

De oproepkaart is opgenomen in uw HIS, maar is ook beschikbaar als document dat u zelf kunt aanpassen. U vindt de oproepkaart in bijlage 6 en via de website van de SNPG.

Let op de lay-out: zorg dat de persoonsgegevens (als adressering) leesbaar zijn ter hoogte van het venster van de envelop.

Opt-in voor landelijke registratie vaccinatiestatus in CIMS

Iedere Nederlander krijgt de kans om zich te laten vaccineren. Verschillende hulpverleners en instanties zijn bij de vaccinaties betrokken: verpleeghuizen, woonvormen voor verstandelijk beperkten, GGZ instellingen, bedrijfsartsen, huisartsen en GGD’s. Voor het uitnodigen is het noodzakelijk om overzicht te houden over wie er al gevaccineerd zijn en wie niet. Centrale registratie is ook belangrijk om nauwkeurig de mogelijke bijwerkingen van de verschillende COVID-19-vaccins te registreren. Koppeling met de COVID-19 testuitslagen geeft een beeld van de nog onbekende werkingsduur van de verschillende vaccins en het effect op de verspreiding van COVID-19. Dit alles vergt centrale monitoring en koppeling van gegevens binnen de geldende wetgeving. Hiervoor wordt een centrale database CIMS ontwikkeld.

Op de achterkant van de uitnodiging wordt de gegevensuitwisseling voor deze centrale registratie uitgelegd en aangegeven dat toestemming nodig is van uw patiënt voor deze registratie. De toestemming wordt op de oproepkaart van de huisarts aangegeven. Deze gegevensuitwisseling zal geautomatiseerd plaatsvinden. De HIS-leveranciers bereiden de HIS’en voor op deze koppeling met opt-in registratie.

De volgende gegevens zullen worden uitgewisseld:

  • persoonsgegevens
  • datum van 1e en 2e vaccinatie
  • toegediend vaccin
  • batchnummers van de gegeven vaccins
  • behorend tot kwetsbare groep
  • zorgverlener

Patiënten kunnen:

  • op de oproepkaart noteren dat ze wel of geen toestemming geven voor deze gegevensuitwisseling
  • na inlog met DigiD in CIMS zelf hun vaccinatiegeschiedenis inzien en afdrukken voor persoonlijk gebruik, vanaf het 2e kwartaal van 2021
  • hun toestemming weer intrekken na inlog met DigiD in CIMS

Aanvullende informatie voor uw patiënt

Uw patiënt vind informatie specifiek over de vaccinatie tegen COVID-19 op Thuisarts.nl en op de website van de rijksoverheid:

De rijksoverheid heeft een speciaal telefoonnummer voor het publiek ingericht voor vragen van uw patiënten over het coronavirus: 0800-1351. U kunt uw telefoon naar dit nummer doorschakelen onder een speciale keuzetoets voor patiëntvragen over COVID-19-vaccinatie.

Voor professionals

Voor medische inhoudelijke zaken kunnen professionals dagelijks van 8.00 tot 20.00 uur met het RIVM bellen: 088-678 89 00.

← Bestellen | Vaccineren →

Naar boven