Tijdschema met checklist (COVID-19-vaccinatie)

Vanaf 4 januari 2021

Selectie doelgroepen

In beeld brengen van:

  • patiënten wonend in een instelling die nog niet door de instelling zelf zijn of worden gevaccineerd: 
    • patiënten met een verstandelijke beperking wonend in een instelling 
    • ouderen wonend in een kleinschalige woonvorm 
    • ouderen die niet gevaccineerd worden door de instelling waarin zij wonen
  • thuiswonende ouderen vanaf 60 jaar die niet in staat zijn om naar een centrale vaccinatielocatie te reizen
  • patiënten < 60 jaar met een medische indicatie voor vaccinatie
  • aantal vaccins nodig voor vaccinatie van uzelf en uw praktijkpersoneel

Let op: uw patiënten met een bewezen COVID-19-infectie krijgen ook een uitnodiging voor vaccinatie. Zij kunnen immers opnieuw ziek worden door COVID-19, waartegen vaccinatie ook in deze groep beschermt. Vaccinatie heeft geen extra nadelen voor deze groep.

Uitnodigen voorbereiden

  • Indien u gebruik wilt maken van een verzendhuis: contact leggen met uw verzendhuis ter voorbereiding van het versturen van de uitnodigingen

Vaccineren voorbereiden

  • Oriëntatie op welke locatie u gaat vaccineren: de groepen zijn kleiner dan u gewend bent bij de griepvaccinatie
    • Indien gewenst: voorbereiden alternatieve locatie voor vaccinatie, eventueel in samenwerking met uw regio-organisatie of huisartsenpost
  • Voorbereiden opslag vaccins na levering
    • op de praktijk 
    • en/of op de eventuele alternatieve locatie

Informeren

Zodra mogelijk

Het ministerie van VWS bepaalt hoeveel en welke vaccins beschikbaar zijn voor de huisartsenzorg en bepaalt de definitieve groepen patiënten die via de huisarts gevaccineerd worden.

Selecteren van de subselecties van patiënten

Afhankelijk van beschikbare vaccins kan de eerste subselectie bestaan uit 1 of meerdere van de volgende groepen.

  • De selectie die uw HIS levert beoordelen en aanpassen op basis van de gestelde leeftijdsgrenzen en aanwezigheid van een medische indicatie
  • En/of de volgende groepen toevoegen:
    • uw patiënten met een verstandelijke beperking wonend in een instelling of kleinschalige woonvorm die nog niet door de instelling zelf zijn of worden gevaccineerd
    • ouderen die niet gevaccineerd worden door de instelling waar zij wonen
    • aantal vaccins nodig voor vaccineren praktijkpersoneel
    • thuiswonende ouderen vanaf 60 jaar die niet in staat zijn om naar een centrale vaccinatielocatie te reizen

Vaccineren voorbereiden

  • Bepalen locatie op basis van de grootte en de patiëntkenmerken van de subselectie: of u aan huis, tijdens het spreekuur, op een apart vaccinatiespreekuur of op een alternatieve locatie vaccineert
  • Indien nodig: voorbereiden alternatieve locatie voor vaccinatie
  • Bepalen of u deze groep zelf uitnodigt, of hiervoor een verzendhuis inschakelt
    • Indien nodig: verzendhuis informeren
  • Personeelsplanning; personeel informeren

Mogelijk vanaf 18 januari 2021, onder voorbehoud van beschikbaarheid vaccins

Bestellen vaccins en uitnodigingen

  • Bestellen vaccins voor de 1e subselectie(s) via de bestelapplicatie van de SNPG
  • In applicatie SNPG de leveringsdata van de vaccins voor de 1e subselectie vaststellen.
    • Afhankelijk van de bewaarcondities en de beschikbaarheid van het vaccin worden 1 of 2 leveringsdata vastgesteld.
    • De vaccins worden inclusief naalden, vloeistof voor verdunning en spuiten geleverd.
    • Uw patiënt is volledig gevaccineerd na een 2e vaccinatie toegediend binnen de daarvoor gestelde norm. Hoeveel tijd tussen de 2 vaccinaties aangehouden moet worden, is afhankelijk van het vaccin.
  • Tegelijk met de vaccins bestellen bij de SNPG: de uitnodigingsbrieven, de opt-in-informatie, de infographics en de verzendenveloppen
  • Let op! De uitnodigingsbrieven met opt-in-informatie, de infographic, de oproepkaart en de verzendenveloppen laten bezorgen bij uw verzendhuis indien u de verzending heeft uitbesteed:
    • Iedere huisartspraktijk krijgt naast deze bestelling in januari een set van 50 uitnodigingsbrieven met opt-in informatie, infographic en verzendenveloppen op de praktijk geleverd.
    • Iedere huisartspraktijk krijgt vaccinatieregistratiekaartjes op de praktijk geleverd.

Vaccineren voorbereiden

  • Definitief bepalen moment en plaats van vaccineren en of dit op afspraak of via een inloopvaccinatiespreekuur gebeurt
  • Eventueel definitief reserveren alternatieve locatie
  • Met uw verzendhuis de verzending van de uitnodigingen plannen:
    • Afspreken dat uw patiënt bij voorkeur 2 weken, maar minimaal 1 week voor het 1e vaccinatiemoment de uitnodiging ontvangt

Uitnodigen

  • Aanpassen oproepkaart met plaats + tijdstip van vaccineren of met aanwijzingen hoe de patiënt een afspraak kan maken voor vaccinatie. Dit voor beide vaccinatiemomenten per patiënt
    • Let op! Zijn de adresgegevens zichtbaar in het venster van de envelop?
  • Definitief vaststellen oproepkaart en groep van uit te nodigen patiënten
    • Geen overleden patiënten op de lijst?
  • Printen oproepkaarten en mailing in orde maken:
    • uitnodigingsbrief met opt-in-informatie op de achterkant
    • infographic: een apart vel, los van de uitnodigingsbrief
    • Hierbij voegen: de oproepkaart van uw eigen huisartsenpraktijk (zie bijlage 6 voor een voorbeeld), met:
      • plaats en tijd van vaccinatie
      • optie voor de patiënt om toestemming te geven
      • het adres van de patiënt
      • eventueel een barcode
    • De oproepkaart neemt u bij vaccinatie weer in, voor uw eigen administratie. Er gaan dus 2 vellen in de envelop indien u de oproepkaart op de voorzijde van de infographic afdrukt
    • of: doorgeven patiëntgegevens en definitieve oproepkaart aan uw verzendhuis
  • Mailing versturen

Vaccineren voorbereiden

Vanaf februari 2021, onder voorbehoud van beschikbaarheid vaccins

Vaccineren

Binnen 24 uur na vaccinatie

Registreren

  • Registreren vaccin, batchnummer en opt-in in uw HIS

Het HIS geeft bij toestemming van de patiënt de gegevens automatisch door aan de landelijke COVID-19-vaccinatie registratie: CIMS

Na vaccinatie

Registreren bijwerkingen

Testen bij klachten

  • Ook na COVID-19-vaccinatie is het belangrijk dat uw patiënt zich laat testen bij klachten die passen bij COVID-19.

Afronden

  • Nadat alle patiënten uitgenodigd en gevaccineerd zijn: declaratie indienen via website SNPG

← Vaccins | Selecteren →

Naar boven