Registreren (COVID-19-vaccinatie)

Registratie vaccinatie, batchnummer en opt-in in het HIS

Van patiënten

Na COVID-19-vaccinatie wordt binnen 24 tot 48 uur, op de dag van toediening, op patiëntniveau geregistreerd in het HIS:

  • een medicatieregel (meestal een voorschrift) met het toegediende geneesmiddel
  • het batchnummer
  • de toestemming voor het delen van deze gegevens met de landelijke database CIMS (opt-in)
  • in de S-regel of patiënt voor de eerste vaccinatie een bewezen COVID-19-infectie heeft doorgemaakt

Deze registratie in uw HIS verricht u voor de patiënten die u zelf gevaccineerd heeft en uw patiënten die via de huisartsenpost gevaccineerd zijn. 

Voor opt-in registratie is mondelinge toestemming voldoende. U hoeft geen gezondheidsverklaringen of opt-in toestemmingsformulieren te scannen en op te slaan in het medisch dossier van uw patiënt. 

Afhankelijk van de inrichting van uw HIS is het coderen met een ICPC gewenst. Gebruik hiervoor de code R44. Met deze code kunnen vaccinaties tegen luchtwegaandoeningen worden gecodeerd.

Opt-in voor landelijke registratie vaccinatiestatus in CIMS

Iedere Nederlander krijgt de kans om zich te laten vaccineren. Verschillende hulpverleners en instanties zijn hierbij betrokken: verpleeghuizen, woonvormen voor verstandelijk beperkten, ggz-instellingen, bedrijfsartsen, huisartsen en GGD’s. Voor het uitnodigen is het noodzakelijk om overzicht te houden over wie er al gevaccineerd zijn en wie niet. Centrale registratie is ook belangrijk om nauwkeurig de mogelijke bijwerkingen van de verschillende COVID-19-vaccins te registreren. Koppeling met de COVID-19-testuitslagen geeft een beeld van de nog onbekende werkingsduur van de verschillende vaccins en het effect op de verspreiding van COVID-19. Dit alles vergt centrale monitoring en koppeling van gegevens binnen de geldende wetgeving. Hiervoor is de centrale database CIMS (Covid-vaccinatie Informatie- en Monitoringssysteem) ontwikkeld.

Op de achterkant van de uitnodiging wordt de gegevensuitwisseling voor deze centrale registratie uitgelegd en aangegeven dat toestemming van uw patiënt nodig is voor deze registratie. De toestemming wordt op de oproepkaart van de huisarts aangegeven. Deze gegevensuitwisseling vindt geautomatiseerd plaats. De HIS-leveranciers bereiden de HIS’en voor op deze koppeling met opt-in registratie.

In mei bleek het aantal geregistreerde vaccinaties van de huisartsenpraktijk achter te lopen bij het aantal vaccinaties dat het RIVM verwachtte van de huisartsen. VWS en RIVM hebben de afgelopen weken onderzoek verricht naar de oorzaak hiervan, maar er is nog geen eenduidige verklaring. Zie voor meer informatie de LHV nieuwsbrief van 28 mei 2021.

Onvolledige registratie geeft problemen met onder andere de monitoring van de vaccinatiegraad in Nederland, de beoordeling van de werkingsduur van de verschillende vaccins en het aanmaken van een vaccinatiepaspoort voor reizen.

De volgende gegevens worden uitgewisseld:

  • persoonsgegevens
  • datum van eerste en tweede vaccinatie
  • toegediend vaccin
  • batchnummers van de gegeven vaccins
  • behorend tot kwetsbare groep
  • zorgverlener

Patiënten kunnen:

  • op de oproepkaart noteren of ze wel/geen toestemming geven voor deze gegevensuitwisseling
  • na inlog met DigiD op mijn.rivm.nl zelf hun vaccinatiegeschiedenis inzien en afdrukken voor persoonlijk gebruik, vanaf het tweede kwartaal van 2021
  • hun toestemming weer intrekken na inlog met DigiD op mijn.rivm.nl

Is de registratie in CIMS gelukt?

  • Vraag een aantal patiënten om te hun gegevens te controleren op mijn.rivm.nl als steekproef
  • Is het BSN gevalideerd in uw HIS? Zonder gevalideerd BSN is er geen koppeling mogelijk met CIMS.
  • Is de opt-in of opt-out aangevinkt? Ook als de patiënt kiest voor opt-out is het aanvinken van belang. De vaccinatie staat dan als anoniem geregistreerd en wordt meegenomen in het totaal aantal gezette vaccinaties.
  • Als uw patiënt toestemming heeft gegeven voor LSP, is dat niet hetzelfde als de opt-in bij vaccinatie. U moet dus bewust de opt-in bij elke patiënt aanvinken om de gegevens te kunnen delen met de database CIMS, ongeacht de toestemming voor LSP.

Registratie van praktijkmedewerkers: BRBA.nl

Met behulp van de hiervoor ontwikkelde app BRBA kunt u de vaccinatiegegevens van uw praktijkmedewerkers registreren. Als de medewerker geen toestemming geeft, kan de vaccinatie anoniem gemeld worden. Het is belangrijk dit te doen; alleen zo houdt het RIVM zicht op het aantal vaccinaties. Vaccinaties kunnen per stuk of als batch met een CSV-bestand worden ingevoerd. De handleiding en een scholing hiervoor vindt u hier.

Met uw persoonlijke UZI-pas kunt u direct inloggen bij www.brba.nl. Artsen en apothekers loggen met de UZI-pas in als beheerder en kunnen voor hun collega’s die de vaccinaties invoeren een eigen account aanmaken. Verpleegkundigen en praktijkondersteuners loggen met de UZI-pas als registrant in en kunnen direct beginnen met invoeren. De BRBA-helpdesk is bereikbaar per mail: helpdesk@brba.nl en telefoon: 088-9324332.

Heeft u geen UZI-pas, vraag dan een account aan via aanmelden.brba.nl. Bij een aanvraag namens een instelling vult u uw gegevens in. Na goedkeuring van uw aanvraag neemt de koerier contact met u op voor het persoonlijk overhandigen van de toegangscodes.

Webportaal hkvi.nl voor uitzonderingsroute vaccinatiebewijs via de huisarts

Test- en vaccinatiebewijzen voor binnenlands en Europees gebruik zijn na inlog met DigiD via de CoronaCheck-app te downloaden. Indien dit niet lukt, kan de patiënt zelf op mijn.rivm.nl/vaccinaties nagaan of zijn vaccinaties juist geregistreerd staan. 

Om te zorgen dat het voor uw patiënten duidelijk is hoe ze aan een vaccinatiebewijs kunnen komen en welke rol u hier als huisarts in kunt spelen, kunt u een tekst op uw praktijkwebsite plaatsen. Hiervoor is een voorbeeldtekst gemaakt.

Voorbeeldtekst voor op de huisartsenpraktijkwebsite

Wilt u een bewijs van vaccinatie voor reizen of voor toegang tot een evenement of binnenlocatie?
Dan kunt u terecht op de website CoronaCheck.nl of de app CoronaCheck op uw smartphone. U kunt daar zelf direct uw vaccinatiebewijs regelen.

Heeft u hulp nodig bij het gebruik van de CoronaCheck-website of -app? Neem dan contact op met de Rijksoverheid. Bel naar 0031-247247247. Daar zitten mensen klaar om u te helpen, ook als u zelf geen computer heeft.

Heeft u CoronaCheck.nl geprobeerd, maar is uw vaccinatiebewijs daar niet te vinden? Alleen als u door onze huisartsenpraktijk volledig bent gevaccineerd, kunnen wij u mogelijk helpen.

Stuurt u dan een e-mail naar [e-mailadres praktijk]. Geef aan dat u een bewijs van volledige vaccinatie wilt krijgen, omdat dat dit niet is gelukt via CoronaCheck.nl. Vermeld ook uw contactgegevens.
Als het voor ons mogelijk is om u een vaccinatiebewijs te geven, dan sturen we u dat toe.
Het heeft geen zin om onze praktijk hierover te bellen.

Kijk op de website van de overheid voor meer informatie over wat u zelf kunt doen om aan een vaccinatiebewijs te komen.

Als een doorgemaakte COVID-19-infectie of een door u gegeven vaccinatie niet terug te vinden is in mijn.rivm.nl/vaccinaties, klopt de patiënt bij u aan voor een vaccinatiebewijs. Via de hkvi-website kunt u een vaccinatiebewijs aanmaken na inlog met uw UZI-pas of met uw BRBA-beheersaccount. U vindt de gebruiksaanwijzing na inlog op de website. Loopt u tegen technische problemen aan bij het gebruik van het HKVI-webportaal? Neemt u dan contact op met de technische helpdesk voor vaccinatie-uitvoerders van VWS: 088- 93 24 332.

  • Er wordt een vaccinatiebewijs in de vorm van een QR-code gegenereerd. 
  • Het is mogelijk middels eenmalig machtigen/mandateren de doktersassistenten te autoriseren voor het genereren van de QR-code. 

Gebruik deze uitzonderingsroute in de huisartsenpraktijk als:

  • Er geen toestemming gegeven is voor het delen van de vaccinatiegegevens met het RIVM (opt-out) na vaccinatie in de huisartsenpraktijk.
  • Er geen BSN bekend is na vaccinatie in de huisartsenpraktijk. 
  • De vaccinatiegegevens niet geregistreerd staan bij het RIVM na vaccinatie in de huisartsenpraktijk.
  • Een doorgemaakte COVID-19-infectie niet geregistreerd staat, maar wel bij u bekend is. 

Indien uw patiënt niet digivaardig is of geen DigiD bezit, kan het vaccinatiebewijs per post ontvangen worden. Mensen die geen smartphone hebben, kunnen vanaf donderdag 1 juli ook hun vaccinatiebewijs printen via de website coronacheck.nl of bellen met telefoonnummer 0247-247247.

Toediening | Afronden

Naar boven