Mensen met griepvaccinatie-indicatie, geboren 1961-2003 (18 - 60 jaar), selecteren en uitnodigen voor COVID-19-vaccinatie bij GGD - Coronavirus (COVID-19)

Versie 1, 02-05-2021

DISCLAIMER – Deze handleiding is geschreven gedurende de inregeling van het proces waardoor er regelmatig updates en aanpassingen komen. Let goed op de versie en datum van de laatste updates om altijd met de meest recente informatie te werken.

De LHV, het ministerie van VWS en GGD-GHOR Nederland hebben op 20 april afspraken bekend gemaakt over de vaccinatie van de “griepprikpopulatie” tussen 18 en 60 jaar. Zij zijn met elkaar tot de conclusie gekomen dat deze groep het snelste gevaccineerd kan worden door de GGD’en. Door de combinatie van huisartsen die selecteren en uitnodigen en GGD’en die vaccineren, kunnen deze mensen op korte termijn worden ingeënt.

Deze afspraken gaan over patiënten tussen 18 en 60 jaar met een medische indicatie, die normaal gesproken jaarlijks door de huisartsen worden uitgenodigd voor de griepprik. Het betreft ongeveer 1 miljoen mensen. De GGD’en hebben dusdanig weten op te schalen in hun vaccinatiecapaciteit dat zij deze doelgroep snel een plek kunnen bieden.

Op deze pagina:

Wie valt er onder de griepvaccinatie?

In de NHG-Praktijkhandleiding griepvaccinatie 2020 kunt u vinden wat de doelgroep is:

patiënten met afwijkingen en functiestoornissen van de luchtwegen en longen*
patiënten met een chronische stoornis van de hartfunctie*
patiënten met diabetes mellitus type 1 en 2, en zwangerschapsdiabetes zolang deze actief is (COVID-19-vaccinatie in overleg met hun gynaecoloog, indien gynaecoloog moeten zij zich melden bij de huisarts voor een uitnodiging)
patiënten met een matige tot ernstige nierinsufficiëntie*
patiënten die (recent) een beenmergtransplantatie hebben ondergaan* (reeds gevaccineerd via de medische specialisten)
patiënten die geïnfecteerd zijn met hiv
kinderen en adolescenten in de leeftijd van 6 maanden tot 18 jaar die langdurig salicylaten gebruiken (bijvoorbeeld bij reuma) (Zij Zijn jonger dan 18 jaar waardoor zij nu niet meegenomen worden bij de COVID vaccinatie)
personen met een verstandelijke beperking die in intramurale voorzieningen wonen* (reeds gevaccineerd binnen COVID vaccinatie strategie)
personen van ≥ 60 jaar (naar verwachting afgerond eind April)
patiënten met een verminderde weerstand tegen infecties door onderliggende ziektes of bij gebruik van afweerverlagende (immuunsuppressieve) medicatie*

In de NHG-Praktijkhandleiding griepvaccinatie 2020 (PDF) is in meer detail terug te vinden welke subgroepen hieronder vallen. Er kunnen patiënten zijn die niet onder een ICPC-code vallen maar wel in aanmerking komen zoals mensen met een zeldzame aandoening met een verminderde afweer. Ook patiënten die op dit moment een chemotherapie behandeling ondergaan worden niet altijd goed geïdentificeerd in de HIS-module. Deze patiënten kunt u handmatig toevoegen volgens de instructies van uw HIS-leverancier en de DMDR (zie hieronder). Let ook op dat u de griep weigeraars meeneemt in uw huidige selectie voor de COVID-19-vaccinatie. Enkele doelgroepen zijn reeds binnen de COVID-19-vaccinatie strategie gevaccineerd en zullen mogelijk een dubbele uitnodiging krijgen, waarbij het advies is om in te gaan op de snelste manier om gevaccineerd te worden.

Selecteren

De HIS-leveranciers zijn in opdracht van het RIVM sinds januari gestart met het inrichten van de COVID-module zodat u een selectie kan maken voor de doelgroep. De HIS-leveranciers stellen deze handleiding beschikbaar voor u op hun gebruikelijke manier. Hierin staat precies beschreven welke handelingen u moet uitvoeren binnen uw HIS om tot een selectie te komen, deze te printen dan wel te converteren naar een bestand voor uw verzendhuis.
Verder zullen zij beschikbaar zijn voor vragen als er problemen optreden tijdens het selecteren. Als wij nieuwe informatie ontvangen van de HIS leveranciers die een aanvulling zijn voor u als huisarts zullen wij die opnemen in deze handleiding.

Beschikbare handleidingen op dit moment:

Er zijn twee manieren waarop u na de selectie uw patiënten kan uitnodigen waarbij het verzendhuis DMDR de voorkeur heeft.

Via het verzendhuis DMDR, waarbij u alleen het adressenbestand hoeft aan te leveren (uiteraard binnen de regels van de privacywet AVG). Het verzendhuis print dan de uitnodigingen en stuurt per praktijk de uitnodigen uit. Er zal een landelijke spreiding en gefaseerde uitrol zitten in het versturen van de uitnodigingen. Het kan zijn dat de praktijk naast u eerder uitgenodigd wordt dan uw patiënten. Hieronder staat meer informatie over de werkwijze van verzendhuis DMDR waar u kosteloos gebruik van kan maken.
Door zelf de uitnodigingen te printen vanuit het HIS en te versturen. Door de HIS-en zal niet eerder dan half mei de relevante uitnodigingsbrief in uw HIS verwerkt zijn. De patiënt moet een gepersonaliseerde uitnodigingsbrief ontvangen anders wordt de patiënt geweigerd bij de GGD-locatie. Dit kan via de applicatie in het HIS of door de standaardbrief te printen en een naamsticker toe te voegen. Ook de NHG en SNPG beschikken niet over deze brief.
Het verzendhuis heeft de voorkeur, omdat dit veruit de gemakkelijkste en snelste methode is en u hier geen extra werk aan heeft. Tevens is dit kosteloos voor u als huisarts. Met het inschakelen van de DMDR als verzendhuis is de toevoer naar het GGD-callcenter beter te reguleren. De vergoeding voor uw overige inspanningen is nog niet bekend, er wordt nog onderhandeld door de LHV.

Extra informatie verzendhuis

De DMDR heeft een handleiding geschreven voor de COVID-19-vaccinatie van medische geïndiceerd patiënten van 18-60 jaar (PDF). Hierin staat goed uitgelegd hoe u een bestand kan aanleveren, het gewenste format en de benodigde gegevens. Er staat ook hoe u dit AVG-proof kan doen. Als u nog geen klant bent bij de DMDR kunt u het opdrachtformulier eerst invullen. U kunt als u gebruik maakt van Pharmapartners met een opdrachtformulier (PDF) toestemming geven voor het ophalen van de juiste data binnen uw HIS waardoor u zelf de selectie niet hoeft uit te voeren.
Het verzendhuis beschikt over de uitnodigingsbrief vanuit het RIVM die wordt ondertekend met uw huisarts. Gezien de tijdsdruk is het niet mogelijk om extra informatie toe te voegen aan de uitnodigingsbrieven.

Neem bij voorkeur contact met DMDR op per email, om te voorkomen dat u in een wachtrij komt te staan. Dat kan via griep@dmdr.nl. U kunt hen ook bellen via (078) 631 89 19 op werkdagen van 8.30 tot 17.00.

Handmatig toevoegen geïndiceerde patiënten

Het blijkt dat een aantal patiënten lastig te selecteren is met behulp van ICPC codes zoals patiënten die chemotherapie of radiotherapie krijgen op dit moment. Zij vallen binnen de griepvaccinatie indicatie maar moeten vaak handmatig toegevoegd worden aan de lijst. Diverse patiëntenverenigingen hebben hun leden attent gemaakt op dit probleem en verzocht contact op te nemen met hun huisarts. Als patiënten zich bij u melden en inderdaad vallen onder de griepvaccinatie indicatie door een verhoogd risico op ernstig beloop van een COVID infectie kunt u deze patiënten tot 12 mei aanmelden via de DMDR.

Procedure nazendingen

Het is mogelijk om nog vergeten of nagekomen patiënten uit te nodigen voor een vaccinatie. U kunt deze patiënten aan DMDR doorgeven via een tabel in Word (of een vergelijkbaar tekstverwerkingsprogramma) of Excel of door een download/extractie uit uw HIS (vergelijkbaar met uw eerdere aanlevering). U kunt bijvoorbeeld uw assistant een lijst met naamstickers laten bijhouden als mensen de praktijk bellen om later als Excel formulier in te sturen. Een pdf is niet mogelijk, ook geen foto’s, handgeschreven formulieren of screenshots uit uw HIS. We vragen u het allemaal op te sparen en in 1 keer aan DMDR door te geven. Dit kan tot uiterlijk woensdag 12 mei. De verzending van deze nagekomen patiënten vindt plaats aan het einde van de te versturen batches. Het aanleveren kan alleen via het portal of via email en niet per fax.

Naam	Geb. datum	Adres	Postcode	Plaats

Voorbeeld van de aan te leveren tabel

Blijkt u achteraf patiënten vergeten te zijn om te selecteren na 12 mei dan kunt u deze alsnog een uitnodigingsbrief sturen via uw HIS (verwachte beschikbaarheid na 14 mei).

Uitnodiging patiënt

Er wordt een standaard uitnodigingsbrief vanuit het RIVM beschikbaar gesteld om uw patiënt uit te nodigen. (Deze brief is niet beschikbaar bij de NHG of SNPG en komt half mei beschikbaar in uw HIS).
De uitnodigingsbrief bevat onder andere de volgende informatie:

uitnodiging voor COVID-19-vaccinatie met 2 prikken
waarom krijg ik een vaccinatie (medische indicatie groep met verhoogd risico)
vrijwillig en geen kosten
hoe maak ik een afspraak:
- via de computer:
  - Ga naar : www.coronavaccinatie-afspraak.nl
  - Meld u aan met uw DigiD.
  - Beantwoord vragen over uw gezondheid.
  - Kies een plek, datum en tijd.
  - U krijgt een e-mail over de afspraak of u schrijft de plek en datum op, als u zelf geen e-mail heeft.
- via de telefoon (van 8.00 – 20.00 uur, 7 dagen per week):
  - Zoek uw burgerservicenummer (BSN) op. Dit staat in uw paspoort, op uw ID-kaart en in uw rijbewijs.
  - Bel het nummer uit de uitnodigingsbrief en gebruik de toegangscode.
  - Beantwoord vragen over uw gezondheid.
  - Spreek een datum en tijd af.
  - U krijgt een e-mail over de afspraak of u schrijft de plek en datum op, als u zelf geen e-mail heeft.
wat moet ik meenemen naar de vaccinatielocatie:
- Gezondheidsverklaring
- Gepersonaliseerde uitnodigingsbrief van de huisarts
- Identificatiebewijs als paspoort of rijbewijs

Uw patiënten worden in een periode van ongeveer 2-3 weken uitgenodigd van oud naar jong. De eerste brieven zullen 6 mei bij uw patienten kunnen aankomen. Het versturen zal steeds in verschillende batches gedaan worden om het GGD-callcenter niet te overbelasten. Dit zal via verschillende kanalen naar de burger gecommuniceerd worden om overbelasting van de huisartsen telefoonlijnen te voorkomen. Uw patiënt mag pas een afspraak gaan maken als hij/zij de uitnodigingsbrief ontvangen heeft. De verwachting is dat iedereen de uitnodiging heeft ontvangen rond 20 mei.